Wie lassen sich die Anforderungen der ISO 9001 zu „Wissen der Organisation“ praktikabel umsetzen? Hier finden Sie Tipps und Empfehlungen, für die Berücksichtigung dieser Anforderung in Ihrer Organisation.
Anforderung 1: Wissen bestimmen
Seit der Ausgabe von 2015 enthält die ISO 900x Familie ausdrückliche Anforderungen zum Wissensmanagement:
„Das Wissen, das benötigt wird,
um die Prozesse der Organisation durchzuführen
sowie die Konformität der Produkte und
Dienstleistungen zu gewährleisten,
muss bestimmt werden.“
Wie können Sie diese Anforderungen für Ihre Organisation praktische umsetzen? Ich empfehle diese Schritte:
In den meisten Organisationen liegt schon sehr viel Wissen vor, ohne das diese den Beteiligten so bewusst ist. Die meisten Beschreibungen, die für den internen Gebrauch erstellt und nicht direkt mit der Ausführung von Aufträgen zu tun hat ein in der Regel tatsächlich Wissen-Dokumente: Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Organigramme, Rezepte usw. Ebenso die Verfahren, Fertigkeiten und Kenntnisse, die zur Produktion und Auslieferung benötigt werden.
Sollten Sie Teile davon bereits in einem Wiki-System wie lexiCan beschrieben haben, wird Ihnen eine solche Umsetzung relativ leicht fallen. Davon abgesehen, fordert die Norm nicht notwendigerweise die schriftliche Dokumentation aller Erfordernisse – das wäre auch gar nicht praktikabel. Aufwand lässt sich zum Beispiel sparen, indem man vorliegende Qualifikationsprofile verwendet. Beispiel: „Mechatroniker mit mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im entsprechenden Bereich.“
Anforderung 2: Wissen aufrechterhalten
Die ISO 9001:2015 fordert weiterhin:
„Dieses Wissen muss dann aufrechterhalten,
d.h. sowohl aktuell gehalten als auch grundsätzlich
für die Organisation bewahrt werden“
Klar hilft auch in diesem Punkt eine strukturierte und einfach zugängliche Dokumentations-Plattform wie lexiCan, mit der schnell und sicher auf Wissensinhalte zugegriffen werden kann. Damit wird die Aufrechterhaltung von Wissen gefördert, indem der jeweils aktuelle Stand leicht abgerufen und mit der aktuellen Situation vergleichen werden kann.
Anforderung 3: Wissen vermitteln
Die ISO 9001:2015 fordert hierzu:
„Dieses Wissen muss außerdem angemessen vermittelt werden, d.h. denjenigen Personen, die es zur Ausübung ihrer Tätigkeiten benötigen, zur Verfügung stehen. Der Begriff ”vermitteln“ ist dabei umfassender als der Begriff ”übermitteln“. Es geht nicht nur um die reine Weitergabe von Wissen, sondern um dessen Vermittlung im Sinne eines Verstehens auf der Seite des Empfängers.“
Die Anforderung lässt umsetzen, in dem Tätigkeiten möglichst standardisiert werden, also in Cluster wie „Einrichten, Reinigen, Vorbereiten, Verpacken“, etc. Für diese Cluster können dann jeweils die Art und Wiese, sowie Umfang der erforderlichen Einarbeitung bestimmt werden.
Anforderung 4: Wissen erlangen
Die bisherigen Aspekte haben interne Faktoren zum Thema Wissen abgedeckt. Die Normengeber haben aber offensichtlich die Gefahr gesehen, dass die Organisation zum Thema Wissen nur im eigenen Sud kocht. Damit der notwendige Austausch mit der Umwelt nicht zu kurz kommt, geht es bei dieser Anforderung darum, neue Trends nicht zu verpassen und das eigene Wissen immer wieder mit den Verhältnissen außerhalb der Organisation abzugleichen. Wie kann externes Wissen aufgenommen werden?
Im Sinne der Norm sind Verweise auf die Einbeziehung externer Experten und Kooperationen mit Hochschulen und anderen wissenschaftlichen Einrichtungen. Daneben lässt sich neues Wissen auch mit dem Zukauf neuer Technologien etablieren. Denken wir beispielsweise an die Anschaffung eines 3D-Druckers, der andere Materialwirtschaft und Datenorganisation erfordert, die sich dann in neuem Wissen widerspiegeln.
Aber natürlich sind auch neue Mitarbeitern immer Quellen für externes Wissen. Ein bürokratisches Vorschlagswesen wird nicht ausreichen, möchte man diese Potenziale wirksam nutzen. Es bedarf einer Unternehmenskultur, die sich nicht auf Erfolgen ausruht, sondern Lust auf Neues fördert.
Neues lässt sich nur übernehmen, wenn die Organisation eine passende Risikokultur findet. Eine, in der Fehlschläge nicht als Versagen, sondern als notwendige Voraussetzung für Innovation und Lernen in der Organisation gesehen werden. Dieses Lernen gilt es zu systematisieren, in dem zum Beispiel bewusst Projekte in Leben gerufen werden, die sich mit neuen Technologien befassen.
Quelle der Normenzitate: DIN ISO 9001:2015-11, Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen; 7.1.6 „Wissen der Organisation“