Der Praxis-Leitfaden für Führungskräfte, Chief Knowledge Officers und Knowledge Facilitators
Erfahrene MitarbeiterInnen gehen bald in Rente, Organisationen wollen flexibler werden, agiler arbeiten, gleichzeitig benötigen Unternehmen Wissen für die Digitale Transformation. Genau dafür ist ein funktionierendes Wissensmanagement eine elementare Grundlage. Aber wie packt man das Thema an, und wie funktioniert das auf Dauer? In diesem Artikel verraten wir’s.
Schritt 1: Unternehmensleitung im Boot
Das ist kein einfacher Punkt. In der Regel ist es die Unternehmensspitze, die den Auslöser setzt, das Wissensmanagement im Unternehmen zu verbessern. Aber natürlich soll es wenig oder möglichst gar nichts kosten. Hier herrscht oft die Meinung vor „Wir sollten Wissensmanagement machen, welches Tool brauchen wir?“. Es greift aber zu kurz, Wissensmanagement primär als eine technische Lösung zu verstehen. Auch wenn ein Wiki-Plattform wie lexiCan sehr früh viele Potenziale freilegen kann.
Sind Sie dafür verantwortlich, das Wissensmanagement für Ihre Organisation zu verbessern? Dann überzeugen Sie Ihr Management von den folgenden Schritten. Wenn das nicht gelingt, weisen Sie auf die Risiken hin.
Wenn Sie auf offene Ohren stoßen und die Chefetage „mit im Boot sitzt“, ist der erste Schritt der Unternehmensleitung, ihre Überzeugung wirksam intern zu kommunizieren. Die Verbesserung des Wissensmanagements wird zu einem Teil der Unternehmens-Planung mit der entsprechenden Priorität. Wichtig ist, dass die Geschäftsleitung die Bedeutung des Vorhabens weiter betont („Tone from the top“): beispielsweise auf Führungskräfte-Tagungen, bei Townhall-Meetings, in internen Medien und Mitarbeiterbesprechungen.
Schritt 2: Einer hat den Hut auf und bekommt Budget
Beim Wissensmanagement sollten alle MitarbeiterInnen mitmachen, mit einer entsprechenden Rollenvergabe. So lässt sich ein Grundverständnis an Aufgaben und Verantwortung definieren, ohne dass eine Festlegung aufwendig zum Einzelfall wird.
Chief Knowledge Officer (CKO) – Der CKO ist für das Unternehmen der oberste Koordinator für den Umgang mit Wissen im Unternehmen.
Knowledge Facilitators (KF) – KFs unterstützen in größeren Organisationen den CKO darin, das Wissensmanagement in einem bestimmten Unternehmensbereich oder einer Abteilung zu verbessern.
Für den nächsten Schritt steht die Implementierung einer technischen Lösung noch im Hintergrund. Daher fallen für die Einführung des Wissensmanagements – vom Personaleinsatz abgesehen – zunächst keine größeren Ausgaben an. Meine Empfehlung ist dennoch, von Beginn an die ganze Initiative mit einem, wenn auch kleinen, Budget auszustatten. Beispielsweise um Trainings, Beratung und interne Kommunikation zu unterstützen.
Schritt 3: Ziele
An fehlenden Zielen scheitern viele Ansätze, das Wissensmanagement in Unternehmen spürbar und andauernd zu verbessern: Wissen ist nicht belegbar oder zählbar wie Geld und Zeit. Daher ist es schwer, quantifizierbare Ziele festzulegen. Und vielleicht begegnen Sie auch einfach gestrickten ManagerInnen mit dem Motto „miss oder vergiss es“.
Ein Ansatz hierzu ist, die MitarbeiterInnen zu befragen, wie Sie den aktuellen Stand zum Wissensmanagement einschätzen. Sind alle MitarbeiterInnen unter der Management-Ebene zufrieden, gilt es, die Diskrepanz zwischen der Einschätzung des Managements und der MitarbeiterInnen klären.
Definieren Sie zudem die Einführung oder Optimierung des Wissensmanagements als solches als Ziel. Ansätze für Kenngrößen sind beispielsweise die Dauer, die MitarbeiterInnen benötigen, um sich in der Organisation einarbeiten und leistungsfähig zu sein. Gutes Wissensmanagement verkürzt diese Dauer spürbar.
Schritt 4: Stakeholder einbeziehen
Nachdem die Unternehmensleitung die Verantwortlichkeit für den Ausbau des Wissensmanagements bestimmt hat, geht es jetzt darum, die zweite und dritte Führungsebene einzubeziehen: Die AbteilungsleiterInnen und BereichsleiterInnen. Überzeugen Sie sie von der Wichtigkeit und vereinbaren Sie gemeinsam die weiteren Schritte. Um Zeit zu sparen sowie das Thema in der Organisation zu verankern, ist es vorteilhaft, hierzu eine Führungskräfte-Konferenz oder vergleichbare Foren zur Vorbereitung zu nutzen. Bei der Kommunikation ist es umso überzeugender, die Vorteile des verbesserten Wissensmanagements klar herauszustellen und die nächsten Schritte zur Umsetzung möglichst konkret zu erläutern. Die erste Handlung der Steakholder besteht darin, den Knowledge Facilitator für Ihren Bereich zu nominieren.
Schritt 5: Wissenslandkarte / Knowledge Map
Hier geht es um eine erste Bestandsaufnahme: Welches Wissen gibt es bereits in einem Bereich? Wer fühlt sich verantwortlich? Wem ist dieses Wissen zugänglich?
Auch das hört sich nach viel Arbeit an, ist es aber oft gar nicht. Nutzen Sie die bereits aus anderen Anforderungen vorliegenden Informationen für die neuen Zwecke. So zum Beispiel aus dem Datenschutz oder aus der Informationssicherheit, wo solche Erhebungen essenziell sind. Die dort verwendeten Vorlagen lassen sich oft für Bereiche nutzen, die noch nicht abgedeckt sind.
Schritt 6: Maßnahmen-Katalog und weitere Umsetzung
Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass es immer noch viele elementare Informationen gibt, die nicht oder nur teilweise unternehmensweit abrufbar sind: Welche Services stellt ein Bereich zur Verfügung? Mit welchen Prozessen? Welchen Tools / Systemen? Hier gibt es oft Insellösungen oder noch gar keine systematisch gepflegten Informationen, obwohl die Anforderungen hieran ständig steigen: Risikomanagement, Business Continuity und viele mehr. Hier setzen CKO und KFs an, um die Organisation voranzubringen. Ein sehr wirksamer und wenig aufwendige, praktischer Start für das Wissensmanagement ist der Aufbau eines Glossars für die Organisation.
Daneben gibt es weitere Checkpunkte, um Handlungsbedarf abzuleiten:
- Wie kommt Wissen in das Wissen?
MitarbeiterInnen treten in das Unternehmen ein (Qualifikationen) > externe Trainings in jeder Form > durch Experten oder Expertinnen - Wie entsteht Wissen im Unternehmen selbst?
Ansätze finden, um Erfahrungen systematischer zu nutzen, etwa bei Kundenbeschwerden in Projekten usw. > Fehlerkultur etablieren - Haben wir die richtigen Tools?
Erst hier kommen wir zu Tools, wie lexiCan, die es ermöglichen, Inhalte effizient zu dokumentieren, sowie schnell und sicher abzurufen.
Schritt 7: Erfolge überprüfen und berichten
Nun schließt sich der Kreis. Denn, wenn die Leitung Verantwortung und Budget für ein Thema einsetzt, liegt es nahe, dass diese in irgendeiner Form eine Berichterstattung darüber einfordert. Zum Beispiel als ein Set an Kennzahlen zum Wissensmanagement („Knowledge KPIs“). Wie könnte so etwas aussehen? Zu diesem Thema posten wir in naher Zukunft einen Fortsetzungsartikel 🙂
Photo by Mark McGregor on Unsplash